SOPORTE ADMINISTRATIVO
Propósito general
Atender, direccionar y ejecutar actividades administrativas, logísticas y comunicados a organismos de control interno y externo a fin de contribuir con el cumplimiento y direccionamiento de requerimientos de la Vicepresidencia, de acuerdo a las políticas y procedimientos Institucionales y lineamientos de su línea de supervisión.
Finalidades, resultados y dimensiones
| FINALIDADES ACCIÓN / FUNCIÓN ¿QUÉ HACE? | ¿DÓNDE LO HACE? | RESULTADOS RESULTADO FINAL ESPERADO ¿PARA QUÉ LO HACE? |
Atender y direccionar llamadas telefónicas, requerimientos administrativos y logísticos de la Vicepresidencia, coordinación de la agenda, archivo, correspondencia, imputaciones de gastos a los centros de costos, custodia de los activos fijos y caja chica | Contribuir con el cumplimiento de requerimientos de la unidad |
Elaborar, recibir y redactar informes periódicos, comunicados, memos y respuesta a los requerimientos presentados en la Vicepresidencia. | Contribuir con el direccionamiento de requerimientos de organismos de control interno y externo |
Actividades 1/3
- Coordinar y organizar la Agenda del Vicepresidente.
- Realizar todas aquellas actividades que tienen que ver con la organización de viajes, de reuniones, imputación de gastos a los centros de costos, etc.
- Atender las llamadas telefónicas que se reciban en la Vicepresidencia, y direccionarlas a las diferentes personas integrantes de la Vicepresidencia.
- Realizar el archivo de toda la documentación con el fin de garantizar el correcto acceso a la información y la localización de documentos por parte de todos los integrantes de la misma.
- Realizar los pedidos de materiales necesarios requeridos por los integrantes de la unidad y hacer el seguimiento de los mismos de acuerdo al presupuesto y lineamientos de la Vicepresidencia.
- Elaborar y redactar informes periódicos o puntuales requeridos por sus superiores para facilitar la toma de decisiones de los mismos.
- Recibir y direccionar los comunicados y requerimientos de organismos de control interno y externo.
- Apoyar en la realización de actividades que requiera la Vicepresidencia.
- Realizar órdenes de pago, memos y respuestas a los requerimientos presentados.
- Manejar la correspondencia.
- Realizar la gestión de reposición y custodia los vouchers de taxi y caja chica.
- Custodiar los activos de la Vicepresidencia (sala de reuniones, infocus cuadros, entre otros).
- Regionales / Zonales
- Coordinar con el Gerente Regional y las agencias los procesos de aprobación de medios, tasas y sobregiros.
- Coordinar el proceso de tarjetas de crédito referidas entre asesores y Vicepresidencia de Marketing.
- Coordinar la logística para comités de crédito.
Actividades 2/3
Actividades 3/3
Educación
Cursando estudios universitarios en administración de empresas o carreras afines a la banca.
Experiencia
Secretaria - Asistente a niveles gerenciales
Atención al Cliente interno y externo de preferencia en entidades financieras
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico.
Metodologías de Archivo Físico y Virtual
Redacción
Elaboración de Reportes Gerenciales
Riesgos laborales ergonómicos
Riesgos laborales psicosocial
Generales
Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente.
Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.
Competencias