ESPECIALISTA COMPRAS - EVENTUAL QUITO
Propósito general
Evaluar, ejecutar y asesorar a los beneficiarios de bienes/servicios en los procesos de compra; elaboración de bases de licitación/ cotización, especificaciones técnicas – funcionales en base a estudios de mercado y documentación requerida en las cláusulas contractuales en Banco y Subsidiarias, a fin de garantizar atención de requerimientos de los usuarios, documentos habilitantes completos que avalen las compras de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comité de compras, políticas, legislación vigente, áreas de control y lineamientos definidos por la línea de supervisión.
Finalidades, resultados y dimensiones
| FINALIDADES ACCIÓN / FUNCIÓN ¿QUÉ HACE? | ¿DÓNDE LO HACE? | RESULTADOS RESULTADO FINAL ESPERADO ¿PARA QUÉ LO HACE? |
Evaluar, asesorar y ejecutar las compras de acuerdo a la jerarquía de adquisición de bienes/servicios, políticas, niveles de servicio y coordinación con los usuarios. | Contribuir con la reducción en precios y sinergias con proveedores aprobados. |
Analizar, verificar y negociar dentro de los parámetros establecidos y participar con los usuarios en la elaboración de las bases de licitación/cotización, cuadros comparativos de ofertas, especificaciones técnicas – funcionales y órdenes de compra; documentación requerida en las cláusulas contractuales de Banco y Subsidiarias. | Garantizar documentos habilitantes completos que avalen el proceso de compras, confirme a las a políticas y procedimientos. |
Evaluar información financiera, comercial y de gestión, estudios de mercado de proveedores en función a las necesidades institucionales. | Contribuir con mejores alternativas en los procesos de compra asignados y cumplimiento de condiciones que se ajusten a las necesidades en tiempo, monto, calidad y transparencia. |
Actividades 1/3
- Evaluar información financiera, comercial y de gestión y estudios de mercado para proponer mejores alternativas en los procesos de compra asignados y garantizar el cumplimiento de condiciones que se ajusten a las necesidades en tiempo, monto, calidad y transparencia.
- Dar cumplimiento al proceso de Contratación y Compras de acuerdo a las políticas y lineamientos
- Verificar que los usuarios entreguen las especificaciones técnicas y funcionales de bienes /servicios para la elaboración de las bases de licitación.
- Participar, analizar y elaborar las bases de licitación y cuadro comparativo de ofertas, garantizando información de calidad.
- Emitir las órdenes de compra que avalen las adjudicaciones correspondientes.
- Verificar stock de productos en las bodegas previo al paso del proceso de compras, en caso de contar con inventario disponible genera un pedido de movimiento.
- Generar las órdenes de compra estándar asociadas a contratos y liberaciones en las compras de bienes y servicios descentralizados.
- Cumplir las metas designadas en el área de compras en función de las estrategias e indicadores que se establezcan.
- Consultar al área tributaria los impuestos que apliquen en compras del exterior.
- Validar la calidad y consistencia de la información de la solicitud de compras, y el cumplimiento de la política.
- Instruir a los usuarios de bienes y/o servicios en el registro de solicitud de compras en el sistema.
- Cumplir con toda la documentación requerida en las bases de licitación que contempla: alcance del servicio o producto, plazo de duración del contrato, precios, condiciones de pago, obligaciones de la Institución y del proveedor, confidencialidad, niveles de servicio y penalizaciones por incumplimiento contractual y demás documentación requerida de ser el caso.
- Asesorar a los usuarios en los procesos de compras en Banco y Subsidiarias, en los aspectos cualitativos y cuantitativos.
- Reportar conflicto de intereses en procesos de negociación, y compra de bienes / servicios, en los cuales haya participación de funcionarios y empleados de la Institución.
- Analizar y negociar procesos o proyectos para ser autorizados de acuerdo a los niveles de aprobación (jerarquía de compras) (control documental, condiciones comerciales, control de políticas de compras).
Actividades 2/3
Actividades 3/3
Educación
Título tercer nivel en Administración de empresas, Procesos, Contabilidad, Auditoria y/o afines.
Experiencia
Procesos de Compras en empresas medianas y/o grandes (financieras o multinacionales)
Análisis financiero, comercial y de gestión de los procesos de compra
Procesos de Negociación
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office Excel, Word, Power Point, nivel intermedio.
Conocimientos contables y tributarios
Diferenciación y categorización de activos (afectación de gastos)
Generales
• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.
Competencias