ASISTENTE SERVICIOS GENERALES
Propósito general
Ejecutar, Verificar, Archivar y Hacer seguimiento al correcto uso de la flota de vehículos administrativos de Quito – Matriz, búsqueda y entrega de documentación e información depurada del archivo del área Administrativa a fin de contribuir con el buen uso de vehículos, ordenamiento y mantenimiento de la documentación en forma cronológica, de acuerdo a las Políticas y Procedimientos Institucionales y lineamientos de su línea de supervisión.
Actividades
- Verificar y Recibir documentación (comprobantes de asientos contables, lotes, órdenes de compra, actas de medición de niveles de servicio, contratos, pólizas) de las Unidades Administrativas; Pagos y Facturación con los respaldos correspondientes a fin de llevar un control de la entrega y recepción de la información.
- Ejecutar el ordenamiento y archivo de la documentación en forma cronológica y alfa numéricamente
- Ejecutar la búsqueda de información para la entregar de los respaldos y/o copias de la documentación solicitada
- Registra las salidas e ingresos de documentos del archivo activo Administrativo.
- Registrar la documentación que va a ser trasladada al archivo pasivo de acuerdo a las normas y políticas establecidas en el Manual de Administración de Archivo
- Archivar en cajas la documentación que cumple con el tiempo y ciclo de mantenimiento en el archivo activo y a ser trasladada al archivo pasivo.
- Enviar al archivo pasivo la documentación para su verificación y archivo definitivo hasta la eliminación completa de la documentación.
- Elaborar y presentar informes a la línea de supervisión sobre recepción, entrega de documentación y volumen de información a fin de contribuir con mejoras y optimizar tiempos de respuesta en los procesos de manejo de información.
- Dar apoyo a los Responsables de las unidades administrativas y de pagos y facturación en la atención y entrega de información a Organismos de Control Interno y Externo.
- Flota de vehículos administrativos matriz:
- Recibir los pedidos del personal, entrega, recepción y verificación física de vehículos del área Administrativa.
- Entregar, Recibir y Verificar físicamente el estado de los vehículos posterior al mantenimiento en los talleres.
- Recibir y Registrar mensualmente las bitácoras de uso de entrada y salida de todos los vehículos del Banco y compararlo con el sistema GPS a fin de contar con el reporte del control de uso de vehículos
- Entregar documentos, órdenes de pago, etc a las distintas áreas del Banco y apoyar en requerimientos de la unidad de Servicios Generales.
Educación
Bachiller Contable
Cursando Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoria y/o afines de preferencia.
Experiencia
Elaboración de Reportes.
Manejo y Administración de Documentos de preferencia en empresas medianas.
Licencia Tipo B (Sportman).
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico. Excel, Word, PP.
Contabilidad básica (revisión cuadre de información de pagos y facturación).
Técnicas de Archivo y Documentación de Información.
Herramienta GP´s para el control de la flota de vehículos.
Mecánica de Vehículos livianos.
Generales
Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente.
Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.
Competencias