ASISTENTE GESTION OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA - DISCAPACIDAD

Propósito general

Ejecutar y dar seguimiento a las actividades administrativas, operativas y de soporte asignadas, incluyendo la gestión documental, control de flota vehicular y coordinación logística, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos institucionales. Contribuir a la eficiencia, calidad y oportunidad en la atención de requerimientos internos y externos, optimizando procesos y garantizando la correcta administración de recursos

Finalidades, resultados y dimensiones

FINALIDADES	RESULTADOS
Gestionar y ejecutar tareas administrativas y operativas del área asignada, incluyendo organización documental, atención de comunicaciones, control de insumos, coordinación de mensajería y transporte, elaboración de reportes y apoyo en servicios internos	Garantizar el cumplimiento de procesos y el soporte integral de las actividades del área.
Gestionar la flota vehicular del área solicitante, incluyendo entrega, recepción, verificación física, control de bitácoras y elaboración de reportes.	Garantizar la disponibilidad, el correcto uso y mantenimiento de los vehículos, contribuyendo a la eficiencia logística y al cumplimiento de los procesos internos del Banco.
Digitalizar documentos de apertura de cuentas y carpetas de crédito, gestiona habilitantes (chequeras, tarjetas), genera reportes operativos, y brinda atención básica y orientación a clientes en agencia, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.	Garantizar la correcta administración documental, la disponibilidad de habilitantes y la atención eficiente al cliente

Actividades 1/3

•Organizar, archivar y mantener documentación del Área asignada (contratos, comprobantes, habilitantes, estados de cuenta, y documentación relacionada)

•Atender y direccionar llamadas telefónicas, ingreso de personal, valija interna y externa, generación de guías y actualización de registros

•Generar informes sobre gestión documental, llamadas, valija, uso de recursos y operaciones, contribuyendo a la medición de productividad y mejora continua.

•Garantizar el stock de insumos necesarios para la operación diaria en el Área asignada.

•Brindar apoyo del servicio de cafetería al Área asignada

•Gestionar documento internos y externos de mensajería y/o realizar diligencias

•Realizar el servicio de transporte al Área asignada

•Realizar el servicio de transporte y mensajería del Área asignada

•Verificar que los casos de crédito cuenten con el visado correspondiente en caso aplique, validando en las herramientas disponibles

Actividades 2/3

Administrativa

•Gestionar la flota vehicular del área solicitante (entrega, recepción, verificación física, bitácoras y reportes), así como apoyar en pedidos de proveeduría y control de insumos para garantizar el stock necesario.

•Entregar, Recibir y Verificar físicamente el estado de los vehículos posterior al mantenimiento en los talleres.

•Recibir y Registrar mensualmente las bitácoras de uso de entrada y salida de todos los vehículos del Banco y compararlo con el sistema GPS a fin de contar con el reporte del control de uso de vehículos

Actividades 3/3

En Red de Agencias:

•Digitalizar los documentos de apertura de cuentas y carpetas de crédito, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos.

•Apoyar en la depuración de habilitantes (chequeras, tarjetas de debito, etc.).

•Notificar y coordinar con clientes sobre retiro de habilitantes.

•Generar reportes de habilitantes y otros indicadores operativos para control y análisis.

•Recibir cordialmente a los clientes que ingresan a la agencia.

•Brindar información sobre consultas cortas/básicas del cliente.

•Identificar la necesidad principal del cliente mediante preguntas breves y direccionar al área adecuada, mediante la toma de turno (si aplica).

•Apoyar en temas de migración, informando al cliente sobre la disponibilidad de canales digitales y alternativos.

•Informar al cliente sobre medidas de seguridad y prevención de fraudes.

•Brindar información rápida sobre productos y servicios vigentes.

Educación

•Cursando Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoria y/o afines de preferencia.

Experiencia

•Elaboración de Reportes.

•Manejo y Administración de Documentos de preferencia en empresas medianas.

Conocimiento

•Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico. Excel, Word, PP.

•Contabilidad básica (revisión cuadre de información de pagos y facturación).

•Técnicas de Archivo y Documentación de Información.

•Herramienta GP´s para el control de la flota de vehículos.

Generales

• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.

• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.

• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades

• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.

Competencias

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