ASISTENTE GESTION OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA - DISCAPACIDAD (QUITO)

Número de Req: 4131

Propósito general

Ejecutar y dar seguimiento a las actividades administrativas, operativas y de soporte asignadas, incluyendo la gestión documental, control de flota vehicular y coordinación logística, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos institucionales. Contribuir a la eficiencia, calidad y oportunidad en la atención de requerimientos internos y externos, optimizando procesos y garantizando la correcta administración de recursos

Actividades

• Organizar, archivar y mantener documentación del Área asignada (contratos, comprobantes, habilitantes, estados de cuenta, y documentación relacionada)

• Atender y direccionar llamadas telefónicas, ingreso de personal, valija interna y externa, generación de guías y actualización de registros

• Generar informes sobre gestión documental, llamadas, valija, uso de recursos y operaciones, contribuyendo a la medición de productividad y mejora continua.

• Garantizar el stock de insumos necesarios para la operación diaria en el Área asignada.

• Brindar apoyo del servicio de cafetería al Área asignada

• Gestionar documento internos y externos de mensajería y/o realizar diligencias, mediante la herramienta vigente

• Realizar el servicio de transporte al Área asignada

• Realizar el servicio de transporte y mensajería del Área asignada

• Verificar que los casos de crédito cuenten con el visado correspondiente en caso aplique, validando en las herramientas disponibles

Educación

• Cursando Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoria y/o afines de preferencia.

Experiencia

• Elaboración de Reportes.

• Manejo y Administración de Documentos de preferencia en empresas medianas.

Conocimiento

• Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico. Excel, Word, PP.

• Contabilidad básica (revisión cuadre de información de pagos y facturación).

• Técnicas de Archivo y Documentación de Información.

• Herramienta GP´s para el control de la flota de vehículos.

Generales

• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.

• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.

• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades

• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.

Competencias

RCM Contribuidor - Colaboración

RCM Contribuidor - Enfoque al resultado

RCM Contribuidor - Enfoque en el desarrollo

RCM Contribuidor - Pensamiento práctico

RCM Contribuidor - Responsabilidad

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